موضوع: هل للبريد الإلكتروني أداب ؟ السبت يناير 10, 2009 2:00 pm
هل للبريـد الالكتروني اداب؟
تمارا يوسف المراعبة - مثلما هناك اداب واخلاق تحكم علاقات البشر ببعضهم ،فعند اللقاء المباشر يبادرون الى إلقاء السلام على بعضهم أو يتبادلون الابتسامات ، فإن للإنترنت ادابا واخلاقا ايضا باعتبارها وسيلة تواصل بين طرفين،وعلى الطرفين أن يتعاملا وفق ضوابط وأخلاقيات معينة تتناسب مع طبيعة هذه الوسيلة، ومن هذه الضوابط والاخلاقيات.... اخلاقيات التعامل بالبريد الإلكتروني، فلكتابة البريد الالكتروني آداب كما لكتابة الرسائل التقليدية آداب ايضاً...وتقول جوديث كالوس خبيرة اداب البريد الالكتروني ،ومؤلفة كتاب '' لان اداب الانترنت لها اهميتها'' ، ان سمة التحرر في كتابة البريد الالكتروني تجعل كثيرين لا ينتبهون للمشكلات التي تحدث بسبب اساءة فهم محتوى الرسالة. ومن اهم الامور التي يجب ان تؤخذ بالحسبان: 1) تجنب استعمال النصوص المشفرة في كتابة الوثائق الإلكترونية ، لأن ذلك يضيق على متلقيها الخناق في حال عدم حصوله على مفاتيح فك الشيفرة وتضيع الفائدة المرجوة منها . 2) تفحص البريد الصادر دوريا للتأكد من وجهة الرسائل ، وتوجيه كتب اعتذار الى المجموعات والأفراد الذين أرسلت إليهم بعض الوثائق الإلكترونية بالخطأ . 3) التعامل بأمانة مع الوثائق الإلكترونية التي تصل خطأ الى صندوق البريد الإلكتروني ، واعادتها الى مرسليها ، وعدم استغلال محتوياتها . 4) تحاشي استخدام أنواع غريبة من الخطوط والمخططات والرسوم المعقدة في الوثائق الإلكترونية،و اختر خطاً مناسباً لرسالتك، و لا تجعل حجم الخط كبيراً لان ذلك يشعر القارئ بأن مصيبة قد حصلت! 5) التسامح تجاه الإساءات التي قد تصدر عن الاخرين وليكن شعارك دائما في التعاملات على الإنترنت ''أحسن الى من اساء إليك'' 6) عنوان البريد الالكتروني هو وسيلة الاتصال بك، بما ان اختيار العنوان الخاص بالبريد الالكتروني هو موضوع اختياري، فان العنوان دائماً ما يشير الي شخصية صاحبه، فعنوان مثل themonkey@somename.com يدل على ان صاحبه يحب القردة! فان رغب صاحب هذا البريد ان يرسل رسالة الى صاحب شركة مثلاً ليقدم على وظيفة، من الطبيعي ان يلفت نظره عنوان الرسالة و يأخذ فكرة عن صاحبها من غير قراءة السيرة الذاتية حتى اذا كان عنوان البريد الالكتروني صعباً، مثل abcc212cba@somename.com ، فان الاشخاص الذين يريدون الاتصال بك لن يتمكنوا من هذا الا اذا كان العنوان ( مسجل) لديهم ، لان ذاكرتهم من الصعب أن تذكر هذه العناوين عن ظهر قلب. 7) استخدام الالوان في الرسالة يدل على امور عديدة،مثل: شخصية المرسل،و حالته عند ارسال الرسالة..... الخ من الامور، فحاول اختيار الالوان المناسبة لكل رسالة، اذا كنت ترغب بمراسلة مدير شركة فلا تختر اللون الوردي مثلا . تجنب اختيار اللون الاصفر الفاقع لانه يؤذي العين و يصعب على القارىء قراءة الكلمات المكتوبة بها. 8 ) حاول قدر الامكان ان تكون رسالتك صغيرة الحجم، فلا تنس ان هناك عشرات الرسائل في بريد الشخص المستقبل،واغلب موفري خدمة البريد المجاني يوفرون مساحات قليلة، فلا تجعل مستقبل الرسالة يضطر لحذف رسالة اخرى لسبب رسالتك ذات الحجم الضخم. يمكنك دائماً تحميل الملفات او الصور على موقع مجاني على الانترنت و من ثم وضع رابط التنزيل او الصور في الرسالة، بدل من ارسال الملف او الصور في الرسالة فيصبح حجمها كبيراً، طبعاً المسألة تختلف من حالة الى اخرى، لكن بشكل عام يجب تصغير حجم الرسالة قدر الامكان. 9) حاول قدر الامكان ان ترد على صاحب الرسالة بأسرع وقت ممكن، خصوصاً للاشخاص الذين ينتظرون منك رداً سريعاً،وحاول عدم الاطالة في الرد لان ذلك يزعجهم ولن يعلموا ان كنت قد قرأت الرسالة و تجاهلتها ام قرأتها و لم ترد، او لم تقرأها اصلا. 10) التحقق من موضوع وعنوان وثيقة البريد الإلكتروني الواردة قبل الاطلاع عليها . وأخيرا نقول،أنّ البريد الالكترني أسهل وسيلة اتصال في العالم، ولكنه يعتبر اقصر طريق لتوجيه الاهانات أو تدمير العلاقات الشخصية أو افساد صفقات العمل، ورغم ان الرسائل الالكترونية اصبحت الوسيلة الرئيسية لادارة العمل،والعلاقات الشخصية ،الا ان عددا كبيرا من مستخدمي الحاسوب يقعون كثيرا في مشكلات بسبب عدم اتقانهم لفنون استخدام البريد الالكتروني.
السبت يناير 10, 2009 2:00 pm